직원이 셋인 회사의 내부통제 — 겸직을 어디까지 허용하나

내부통제라는 말은 큰 회사의 것처럼 들립니다. 직원이 셋인 회사에서는 한 사람이 여러 일을 할 수밖에 없기 때문입니다.

그런데 사고는 큰 회사보다 작은 회사에서 더 자주 납니다. 겸직 자체가 문제가 아니라 겸치면 안 되는 조합을 겸치기 때문입니다.

절대 겸하면 안 되는 조합

업무를 세 갈래로 나눠 보면 위험이 보입니다.

가장 위험한 조합은 집행과 대사입니다. 돈을 보낸 사람이 통장을 맞춰 보면, 차이가 나도 그 사람이 스스로 신고해야 합니다.

셋이서 어떻게 나누나

사람을 늘리지 않았는데 위험이 크게 줄었습니다. 대표가 이체 버튼을 누르는 한 가지 변화가 승인과 집행을 담당자에게서 떼어 냈기 때문입니다.

사람이 없으면 절차로 대신한다

5번은 오래된 방법인데 여전히 효과적입니다. 혼자만 아는 처리 방식이 있으면 그 자체가 위험이고, 그 사람이 갑자기 그만두면 회사가 멈춥니다. 인수 직후에 같은 문제가 드러나는 이유이기도 합니다.

4번을 따로 강조하는 이유

거래처를 사칭해 계좌가 바뀌었다고 알리는 수법은 흔하고, 금액이 큽니다. 메일이나 문자로 온 계좌 변경 통지는 그 자체로 근거가 되지 않습니다.

증빙과 기록도 통제의 일부다

결제 시점에 목적을 적어 두는 습관이 증빙 관리이면서 동시에 통제입니다. 왜 썼는지를 다른 사람이 볼 수 있으면 사적 사용이 섞이기 어려워집니다.

반대로 기록이 부실하면 세무조사에서 소명이 안 되고, 실사에서는 그 자체가 위험 요인으로 잡힙니다. 회사를 팔 계획이 있다면 이 부분이 값에 반영됩니다.

최소한으로 갖출 목록

여섯 줄이면 충분합니다. 규정을 두껍게 만드는 것보다 이 여섯 개가 실제로 돌아가는 편이 훨씬 낫습니다. 지켜지지 않는 규정은 통제가 아니라 서류입니다.