데이터룸을 폴더가 아니라 목록으로 관리하는 이유

실사가 시작되면 자료가 폴더로 쌓인다. `01_재무`, `02_법무`, `03_인사`… 익숙한 구조고, 파일을 넣기에는 아무 문제가 없다. 문제는 꺼낼 때가 아니라 셀 때 생긴다.

폴더가 답하지 못하는 질문

딜이 중반에 접어들면 회의에서 반드시 이런 질문이 나온다.

• 지금 실사 진행률이 몇 퍼센트인가?
• 아직 안 온 자료는 몇 건이고 어느 분야인가?
• 이 항목은 매도인이 안 준 것인가, 원래 없는 것인가?
• 3주 전에 요청한 것 중 아직 답이 없는 건 무엇인가?
• 이 파일은 어느 요청에 대한 답인가?

폴더 구조는 이 중 어느 것에도 답하지 못한다. 폴더는 들어온 것만 보여 준다. 안 들어온 것은 정의상 폴더에 없기 때문이다. 그래서 실무에서는 누군가가 엑셀을 따로 만들어 손으로 대조하게 되고, 그 엑셀은 이틀만 지나면 실제와 어긋난다.

축을 뒤집는다

요청 목록을 기본 구조로 놓고, 파일을 각 요청에 매단다. 그러면 자료가 하나도 안 왔을 때도 구조는 완전하다 — 전부 '미수령' 상태일 뿐이다.

'해당없음'이 왜 따로 필요한가

상태 값 중 실무에서 가장 자주 뭉개지는 것이 '해당없음'이다. 이게 '미수령'과 섞이면 두 가지 손해가 난다.

1. 진행률이 영원히 100%가 안 된다. 존재하지 않는 자료를 계속 기다리게 되고, 매주 같은 항목을 다시 독촉한다.
2. 발견 사항을 놓친다. '그런 문서가 없다'는 것 자체가 중요한 사실인 경우가 많다. 이사회 의사록이 없다, 특수관계자 거래 계약서가 없다 — 이건 미수령이 아니라 발견이다.

그래서 '해당없음'으로 표시할 때는 누가 그렇게 말했는지를 함께 남긴다. 나중에 그 문서가 나타나면 진술보장 위반 논점이 된다.

목록에서 나오는 것들

요청을 축으로 잡으면 따로 만들 필요 없이 계산으로 나오는 것들이 있다.

• 진행률 — (수령 + 해당없음) ÷ 전체. 정직한 값이고 매주 손으로 세지 않아도 된다
• 정체 목록 — 최종 변동일이 N일 이상 지난 항목. 독촉 메일이 이 목록에서 그대로 나온다
• 분야별 편차 — 재무는 90%인데 법무가 40%면 그 자체가 신호다
• 실사 보고서 뼈대 — 발견 사항 필드를 모으면 초안이 된다

요청 목록 자체를 어떻게 구성하는지는 실사 자료 목록을 딜 단계별로 나누는 법을 참고.