서류를 언제까지 보관해야 하나 — 세무·회계·노무가 각각 다르다

서류 정리를 하다 보면 "이건 버려도 되나" 에서 멈춥니다. 그리고 대개 안 버리는 쪽으로 결론이 납니다. 창고가 계속 늘어나는 이유입니다.

반대로 필요한 걸 버려서 곤란해지는 경우도 있습니다. 조사가 들어왔는데 근거 자료가 없으면 유리한 주장을 못 합니다.

왜 헷갈리나 — 법마다 다르다

구체적인 연수는 법령에 있고 개정될 수 있으므로 국가법령정보센터에서 현행 조문을 확인해야 합니다.

중요한 것은 기산점이 다르다는 점입니다. 같은 5년이라도 언제부터 세느냐가 다르면 실제 보관 종료일이 몇 달씩 차이 납니다.

세무 쪽이 대개 가장 길다

세금을 부과할 수 있는 기간(부과제척기간)이 있고, 그 기간에는 근거 자료를 갖고 있어야 합니다. 이 기간은 상황에 따라 늘어납니다 — 신고를 안 했거나, 부정한 방법이 개입된 경우 등입니다.

그래서 "일반적인 경우" 의 연수만 알고 정리하면 위험합니다. 우리 회사에 늘어날 사유가 있는지를 먼저 봐야 합니다.

개인정보는 방향이 반대다

다른 것들은 "이때까지 보관하라" 인데, 개인정보는 "목적이 끝나면 지워라" 입니다. 오래 갖고 있는 것 자체가 위반이 될 수 있습니다.

퇴사자 이력서, 지원자 서류, 거래처 담당자 연락처가 대표적입니다. 세무 서류에 딸려 온 개인정보는 보관 의무가 있는 기간까지는 두되, 그 이후에는 파기해야 합니다.

이 충돌을 어떻게 정리하느냐가 실무의 핵심입니다. 보관 의무가 있는 것은 그 기간까지, 그 외 개인정보는 목적 달성 즉시 — 두 규칙을 함께 적용해야 합니다.

실무에서 쓸 만한 방식

1. 연도별로 묶습니다. 종류별로 묶으면 폐기 시점이 서류마다 달라 관리가 안 됩니다.
2. 가장 긴 의무에 맞춥니다. 대체로 세무 쪽입니다. 다만 개인정보가 섞인 것은 따로 뺍니다.
3. 폐기 예정일을 상자에 적어 둡니다. 그날이 오면 확인하고 폐기합니다.
4. 폐기 기록을 남깁니다. 무엇을 언제 왜 폐기했는지. 나중에 "왜 없냐" 는 질문에 답할 수 있어야 합니다.
5. 전자 자료도 같은 규칙을 적용합니다. 종이만 정리하고 서버는 방치하는 경우가 흔한데, 개인정보 쪽에서는 서버가 더 위험합니다.

버리기 전에 한 번 더 볼 것

• 진행 중이거나 예상되는 분쟁과 관련된 자료 — 기간이 지나도 보관합니다
• 세무조사 통지를 받은 연도의 자료
• 이월결손금처럼 과거 연도가 현재에 영향을 주는 항목의 근거

세 번째가 자주 간과됩니다. 몇 해 전 결손금을 지금 공제받고 있다면 그 근거 자료는 보관 기간이 지났어도 필요합니다.

정책·법령의 요건을 원문에서 확인하는 순서는 정책이 바뀌었다는데 우리가 해당되는지 확인하는 순서에 정리했습니다.